Workation: Alles, was Arbeitgeber und Führungskräfte wissen müssen

Workation: Was ist das?

Workation ist ein sogenanntes Kofferwort, dass sich aus „vacation“ und „work“ zusammensetzt. Die Idee dahinter: Arbeitnehmer können dank der zunehmenden Digitalisierung von überall aus arbeiten – auch aus dem Ausland. Urlaubstage müssen Mitarbeiter dafür nicht nehmen, stattdessen können sie vor und nach ihrer Arbeit die Umgebung erkunden – und Urlaubsfeeling abseits vom Arbeitsalltag ab Feierabend und am Wochenende genießen. 

Eine Workations ist übrigens nicht dasselbe wie work and travel. Bei ersterem haben Sie bereits ein Arbeitsverhältnis, das sie einfach im Ausland ausführen. Bei letzterem reisen sie in ein anderes Land, um dort einen Job anzunehmen. 

Für wen eignet sich ein Arbeitsplatz am Urlaubsort?

Nicht für jeden Beruf sind Workations auch umsetzbar. Als Faustregel: Wer seine Arbeit auch problemlos im Homeoffice erledigen kann, der kann das auch vom Urlaubsort aus. 

Workation eignet sich besonders für Jobs der folgenden Branchen:

• IT

• Marketing und Content Creation

• HR

• Buchhaltung

Arbeit und Urlaub: Welche Voraussetzungen gibt es?

Die jeweiligen Anforderungen an die Arbeitnehmer sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Eine gesetzliche Richtlinie gibt es aber: Maximal 183 Tage im Jahr dürfen Mitarbeiter laut Arbeitsrecht im Ausland arbeiten, um noch in Deutschland steuerpflichtig zu bleiben. Darüber entsteht für Arbeitende in dem jeweiligen Land eine Lohnsteuerpflicht. Einen Anspruch auf so viele Tage gibt es durch die 183-Tage-Regel aber nicht. Viele Unternehmen erlauben ihren Arbeitnehmern beispielsweise 30 Tage bis 90 Tage pro Jahr. 

Entscheidend ist natürlich, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit auch fachgerecht ausführen können. Die wohl wichtigste Voraussetzung ist deshalb eine stabile Internetverbindung. 

Außerdem wichtig:

• Zeitzone: Nicht jedes Unternehmen erlaubt Workations in anderen Zeitzonen oder im Workation im EU-Ausland. Mitarbeitende sollten deshalb rechtzeitig bei der Planung ihrer Workation beachten, welche Grenzen es hier gibt. In jedem Fall wird es nötig, dass Mitarbeiter sich mit den Kollegen und Vorgesetzten für Meetings absprechen. 

• Arbeitsplatz: Welche Hardware brauchen Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz? Und dürfen Arbeitnehmer während der Workation den Platz wechseln oder z.b. Coworking Spaces nutzen? All das sind Fragen, die vor dem Aufenthalt geklärt werden müssen. 

• Arbeitszeiten: Sollen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einhalten – oder gilt für sie Flexzeit? Kann darauf geachtet werden, dass er rechtzeitig Feierabend machen kann, um von seinem Aufenthalt auch profitieren zu können?

• Planung: Flüge, Ferienwohnung, Rückreise – all das sind entscheidende Punkte, die Mitarbeiter beachten müssen, um eine Workation zu beantragen. 

• Kommunikation: Legen Sie offen dar, was Sie von Ihrem Mitarbeiter während des Aufenthaltes erwarten – und was Sie sich von der Workation erhoffen. 

• Visa: Braucht der Mitarbeiter ein Visum, um im Zielland arbeiten zu können? Viele Länder haben sich mittlerweile auf die Steigende Anzahl von Workations eingestellt – und bieten entsprechende Visa an.

Mittlerweile gibt es verschiedene Anbieter, die Unternehmen bei ihrem Workation-Angebot beraten – unkompliziert und professionell. 

Vorteile und Nachteile einer Workation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Urlaub und Arbeit kombinieren – das hat sowohl Vorteile als auch Nachteile. Aber: Besonders auf die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber wirkt sich die Workation positiv aus. Klare Regeln und Richtlinien bezüglich des Arbeitsmodells  helfen dabei, Enttäuschungen auf beiden Seiten zu vermeiden. 

Vorteile einer Workation

Für Arbeitnehmer:

• Bessere Work-Life-Balance

• Höhere Motivation, Mitarbeiter können sich besser auf die Arbeit konzentrieren.

• Mehr Kreativität

• Mentale Gesundheit

• Teammentalität und Zusammenhalt

• Neue Netzwerke finden

• Flexibilität

• Horizont erweitern

Für Arbeitgeber: 

• Starkes Employer Branding

• Teambuilding wird gefördert

• Mitarbeiterbindung wird gestärkt

• Zeigen von Wertschätzung

• Bessere Arbeitsergebnisse

• Hohe Mitarbeiterzufriedenheit

• Attraktivität als Arbeitgeber steigt 

Nachteile einer Workation

Für Arbeitnehmer:

• Durch das Verschwimmen der Grenzen zwischen work und vacation kann der Druck entstehen, immer erreichbar sein zu müssen.

• Fehlende persönliche Kommunikation.

• Mögliche technische Schwierigkeiten.

Für Arbeitgeber:

• Erhöhter Koordinationsaufwand.

• Wenig Kontrolle über den Mitarbeiter und dessen Arbeit. 

Wer bezahlt die Workation?

Grundsätzlich gilt: Mitarbeitende übernehmen die Kosten für ihre Workation. In einigen Fällen kommen Unternehmen für die Unterbringung auf, Arbeitnehmer müssen dann „nur“ noch Flugtickets oder Verpflegung sicherstellen. Ganz egal, wie Sie die Kostenfrage in Ihrem Unternehmen lösen möchten – sorgen Sie dafür, dass die dazugehörigen Regeln allen Beteiligten jederzeit bekannt sind. Das sorgt dafür, dass bei der Kombination von Arbeit und Urlaub keine falschen Erwartungen entstehen.

Welche Versicherungen braucht es beim Thema Workation? 

Kurze Aufenthalte im Ausland deckt die Krankenversicherung im Regelfall ab. Wie lange genau dieser Zeitraum ist, hängt von der jeweiligen Krankenversicherung ab. Außerdem gilt die Krankenversicherung nur in der EU und nicht für Workation außerhalb der EU, sowie nur für die Grundversorgung. Eine Reisekrankenversicherung ist also in jedem Fall sinnvoll.

In der Regel bleiben Arbeitnehmer auch während der Workation sozialversichert. Entscheidend dafür ist, dass sich der Wohnsitz in Deutschland befindet und mindestens 25% der Arbeitsleistung auch dort vollbracht werden. Möchten Mitarbeiter außerhalb der EU arbeiten, muss zwischen dem Zielland und Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen bestehen.